Mit diesen 6 Lösungen gelingt der Wechsel zur E-Rechnungspflicht
Für zahlreiche Unternehmen bedeutet die E-Rechnungspflicht weit mehr als eine rein technische Änderung. Sie zwingt dazu, lange verschobene digitale Abläufe endlich einzuführen. Wer die Umstellung strategisch angeht, erfüllt nicht nur gesetzliche Anforderungen, sondern gewinnt auch schnellere Prozesse, weniger Fehler und einen besseren Überblick über die eigenen Finanzen.
Entscheidend für eine gelungene Einführung ist nicht ausschließlich die gewählte Software. Ebenso wichtig ist, dass die eingesetzten Werkzeuge ineinandergreifen und die beteiligten Mitarbeitenden gut vorbereitet sind. Die folgenden sechs Lösungen unterstützen Unternehmen dabei, die E-Rechnungspflicht umzusetzen und den Wandel zugleich für eine umfassendere Digitalisierung zu nutzen.
1. Sage: Software für Buchhaltung und E-Rechnungen
Sage bildet die Grundlage für einen rechtssicheren Prozess rund um elektronische Rechnungen. Die Software verarbeitet die in Deutschland vorgeschriebenen Formate ZUGFeRD und XRechnung, unterstützt den elektronischen Versand sowie Empfang von Rechnungen und sorgt dafür, dass Belege GoBD-konform verarbeitet und archiviert werden.
Statt Rechnungen manuell zu erstellen, als PDF zu versenden und anschließend gesondert in die Buchhaltung einzutragen, automatisiert Sage den Ablauf. Von der Erstellung über die Übermittlung bis zur Verbuchung erfolgt der Prozess durchgängig. Für Unternehmen, die ihre Rechnungsstellung jetzt digitalisieren, bietet Sage einen zentralen Ansatzpunkt für die Umstellung.
Warum das wichtig ist: Mit Sage lassen sich E-Rechnungen von Beginn an rechtssicher erstellen, verarbeiten und archivieren, ohne zusätzlichen manuellen Aufwand.
2. Miro oder Lucidchart: Plattform zur Visualisierung von Prozessen
Bevor E-Rechnungsabläufe technisch eingeführt werden, sollten Unternehmen ihre bestehenden Prozesse sichtbar machen und verbessern. Wo geht eine Rechnung ein? Wer kontrolliert sie? Wer erteilt die Freigabe? Auf welchem Weg gelangt sie in die Buchhaltung und anschließend ins Archiv?
Mit Miro oder Lucidchart können Teams diese Abläufe gemeinsam abbilden, Schwachstellen identifizieren und künftige digitale Prozesse planen, bevor die technische Umsetzung startet. Eine gut ausgearbeitete Prozesslandkarte verhindert, dass neue Software auf bereits ineffiziente Strukturen trifft.
Warum das wichtig ist: Technische Lösungen können ihren Nutzen nur vollständig entfalten, wenn die zugrundeliegenden Prozesse eindeutig definiert und effizient gestaltet sind.
3. Vanta oder Secureframe: Plattform für Compliance und Datensicherheit
Je stärker Rechnungsprozesse digitalisiert werden, desto höher werden die Anforderungen an Compliance und Datensicherheit. Unternehmen, die elektronische Rechnungen empfangen, bearbeiten und archivieren, müssen gewährleisten, dass ihre Prozesse den Vorgaben der DSGVO und GoBD entsprechen.
Vanta oder Secureframe unterstützen Unternehmen dabei, Sicherheitsstandards strukturiert umzusetzen, fortlaufend zu überwachen und für Audits zu dokumentieren. Die Plattformen machen sichtbar, welche Anforderungen bereits erfüllt sind und in welchen Bereichen noch Maßnahmen erforderlich sind.
Warum das wichtig ist: Digitale Rechnungsabläufe verarbeiten sensible Finanzdaten. Ein systematischer Umgang mit Compliance und Datensicherheit reduziert Risiken und stärkt das Vertrauen von Geschäftspartnern.
4. Pleo: Lösung für Unternehmensausgaben
Neben dem Versand und Empfang von Rechnungen ist die digitale Erfassung von Belegen für laufende Ausgaben für viele Unternehmen eine Herausforderung. Pleo stellt Mitarbeitenden Firmenkarten zur Verfügung und erfasst Belege direkt zum Zeitpunkt der Ausgabe digital.
Die aufgenommenen Informationen werden unmittelbar an die Buchhaltungssoftware übermittelt. Dadurch bleiben alle Ausgaben jederzeit sichtbar, kategorisiert und für Betriebsprüfungen dokumentiert. Im Zusammenhang mit der E-Rechnungspflicht trägt Pleo dazu bei, auch eingehende Belege vollständig digital abzubilden.
Warum das wichtig ist: Die lückenlose digitale Erfassung von Ausgabenbelegen ergänzt die E-Rechnungspflicht für eingehende Rechnungen und ermöglicht ein durchgängig digitales Belegwesen.
5. Zapier oder Make: Plattform für Workflow-Automatisierung
Die Einführung elektronischer Rechnungen kann auch dazu genutzt werden, weitere manuelle Schritte in der Rechnungsverarbeitung zu automatisieren. Plattformen wie Zapier oder Make verknüpfen verschiedene Systeme miteinander, ohne dass Programmierkenntnisse notwendig sind.
So kann ein eingehender Rechnungsbeleg automatisch kategorisiert, zur Freigabe an die zuständige Person weitergegeben und nach der Genehmigung unmittelbar in die Buchhaltung übertragen werden. Tätigkeiten, die zuvor mehrere manuelle Schritte umfassten, werden dadurch automatisiert und nachvollziehbar ausgeführt.
Warum das wichtig ist: Automatisierte Abläufe senken den manuellen Aufwand in der Rechnungsverarbeitung deutlich und verringern die Fehlerquote bei wiederkehrenden Vorgängen.
6. Lexoffice oder DATEV Unternehmen Online: Plattform für die Steuerberatung
Die E-Rechnungsumstellung verändert auch die Zusammenarbeit mit Steuerberatern. Lösungen mit direkter digitaler Verbindung zum Steuerbüro ermöglichen den Austausch von Belegen und Rechnungen zwischen Unternehmen und Steuerberater ohne Medienbruch.
DATEV Unternehmen Online ist in Deutschland besonders weit verbreitet und ermöglicht es Unternehmen, Belege direkt in das System des Steuerberaters hochzuladen. Das spart Zeit, verringert Rückfragen und sorgt dafür, dass steuerrelevante Unterlagen vollständig verfügbar sind.
Warum das wichtig ist: Der digitale, reibungslose Austausch mit dem Steuerberater ist ein häufig unterschätzter, jedoch wesentlicher Bestandteil eines funktionierenden E-Rechnungsprozesses.
Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht
Muss die gesamte IT-Infrastruktur erneuert werden, um die E-Rechnungspflicht einzuhalten?
Nein. Meist genügt es, die vorhandene Buchhaltungs- oder ERP-Software auf eine Version zu aktualisieren, die die gesetzlich vorgeschriebenen Formate unterstützt, oder zu einer konformen Lösung zu wechseln. Entscheidend ist, dass die eingesetzte Software ZUGFeRD und XRechnung verarbeiten kann und eine GoBD-konforme Archivierung sicherstellt.
Welcher Zeitraum ist für die Umstellung auf E-Rechnungen üblicherweise erforderlich?
Wenn die eingesetzte Software bereits konform ist oder zeitnah angepasst werden kann, lässt sich die technische Umstellung gewöhnlich innerhalb weniger Wochen abschließen. Häufig liegt der größere Aufwand jedoch in der Prozessanpassung und der Schulung von Mitarbeitern. Unternehmen, die früh beginnen, erleben deutlich weniger Stress als jene, die bis zur letzten Frist warten.
Wie werden Rechnungen ausländischer Lieferanten behandelt, wenn diese keine E-Rechnungen ausstellen können?
Zunächst betrifft die E-Rechnungspflicht inländische B2B-Transaktionen zwischen Unternehmen mit Sitz in Deutschland. Für Rechnungen ausländischer Lieferanten gelten die deutschen Regelungen nicht in derselben Form. Dennoch ist es sinnvoll, auch hierfür digitale Prozesse zu verwenden, damit die Belegverarbeitung einheitlich und effizient bleibt.
Wie sicher sind elektronische Rechnungen gegenüber Papierrechnungen?
Bei einer korrekten technischen Umsetzung sind elektronische Rechnungen sicherer als Rechnungen auf Papier. Digitale Signaturen gewährleisten sowohl die Authentizität des Absenders als auch die Unversehrtheit des Inhalts. Außerdem werden sie in zertifizierten Archivsystemen unveränderbar gespeichert und können nicht ohne Weiteres verloren gehen oder zerstört werden.
Betrifft die E-Rechnungspflicht auch Kleinunternehmer nach Paragraph 19 UStG?
Kleinunternehmer nach Paragraph 19 UStG sind grundsätzlich nicht verpflichtet, E-Rechnungen auszustellen, weil sie keine Umsatzsteuer ausweisen. Sie müssen jedoch elektronische Rechnungen von Geschäftspartnern empfangen können. Deshalb empfiehlt es sich auch für Kleinunternehmer, eine konforme Lösung einzusetzen.
